Innkaupaþjónusta

Birgir Örn Birgisson, sérfræðingur Consensa.

Innkaupaþjónusta er sérhæfð ráðgjafarþjónusta sem veitt er opinberum aðilum með það að markmiði að tryggja að kaupandi standi, að loknu innkaupaferli, með samning sem verndar hagsmuni hans á samningstímanum. Þjónustan snýst þannig ekki fyrst og fremst um framkvæmd ferlisins sem slíks, heldur um þá niðurstöðu sem ferlið á að skila.

Þjónusta verktakafyrirtækja felst hins vegar í því að reisa mannvirki sem kaupandi eignast og getur nýtt þegar framkvæmdum lýkur. Í því samhengi er niðurstaðan áþreifanleg: hús, vegur eða önnur framkvæmd sem stenst þær kröfur sem gerðar eru til gæða, öryggis og notagildis.

Í þessu samhengi eru útboðslýsingar, matslíkön og útboðsskilmálar verkfæri innkauparáðgjafans – rétt eins og hamrar og sagir eru verkfæri smiðsins. Verkfærin eru nauðsynleg til að unnt sé að vinna verkið, en þau eru ekki markmið í sjálfu sér. Þau eru tæki til að ná ákveðinni niðurstöðu.

Viðskiptavinir verktakafyrirtækja þurfa vönduð og góð mannvirki, en þurfa ekki að eignast verkfæri verktakans. Með sama hætti þurfa viðskiptavinir fyrirtækja sem veita innkaupaþjónustu vandaða og góða samningsskilmála, en þurfa ekki að eignast útboðslýsingar, matslíkön eða önnur verkfæri ráðgjafans – heldur þann samning sem tryggir hagsmuni kaupanda til lengri tíma.

Í þessu sambandi er jafnframt mikilvægt að hafa í huga að þótt aðili eigi hamra og sagir þýðir það ekki sjálfkrafa að hann geti smíðað vandað og gott mannvirki. Að sama skapi tryggir það ekki árangur í opinberum innkaupum að hafa aðgang að stöðluðum útboðsgögnum, rafrænum útboðskerfum eða matslíkönum. Árangurinn ræðst af því hvernig verkfærunum er beitt.

Vandað innkaupaferli krefst þekkingar á lögum og reglum um opinber innkaup, skilnings á markaðsaðstæðum, reynslu af áhættumati og færni í samningagerð. Samspil þessara þátta ræður úrslitum um hvort niðurstaðan verður skýr, framkvæmanleg og hagkvæm og þjóni hagsmunum kaupanda allan samningstímann.

Virði innkaupaþjónustu felst því ekki í verkfærunum sjálfum, heldur í faglegri beitingu þeirra til að tryggja góða niðurstöðu.